这页回答：给外贸买家发正式报价，邮件和报价单里要写哪几项，怎么写才让对方好比较、好回复。
报价邮件怎么写
买家拿到几家报价，第一件事是把它们填进同一张比价表。你的报价能不能直接填进去，决定了它会不会被认真看。下面按项目讲：每一项写什么、写到什么程度算清楚，最后有一封可以照着改的示例。
正文放结论，报价单放全部条件
很多人把所有内容塞进附件，正文只写“Please find attached our quotation”。对方在手机上打开邮件，看不到任何数字，要下载附件才知道你报了多少。反过来，只在正文里写价格，又没法存档和转给老板审批。两样都要，分工不同。
| 放哪里 | 写什么 |
|---|---|
| 邮件正文 | 对应哪次询盘；每个型号的单价、贸易术语和地点、交期、付款方式、有效期，各一行；和对方要求不一样的地方；一个明确的下一步。 |
| 报价单（PDF，必要时加 Excel） | 报价编号和日期；双方公司名；型号、规格、图片；数量和价格阶梯；包装和装箱数据；术语、交期、付款、有效期；不含哪些费用；样品条款；原产地和 HS 编码（对方需要时）。 |
正文和报价单的数字必须一致，改了一边就改另一边。报价单文件名写清楚，比如 Quotation_Q2611-018_LED-Panel-600_2026-11-12.pdf，对方存下来也找得到。对方要做比价表，就再附一份 Excel，省得他从 PDF 里抄。
如果这是对方第一次来信，还没聊清需求，先别急着发正式报价，第一封怎么回见新询盘怎么回。
单价、起订量和价格阶梯
一个价格要带齐四样东西才算完整：币种、单位、数量、术语。“USD [x.xx]”不够，“USD [x.xx]/pc, FOB Ningbo, for 2,000 pcs”才能直接比。
- 单位写死。每件、每套、每米、每公斤，和对方询盘里用的单位保持一致。对方按 set 问，你按 pc 报，比价时就会出错。
- 起订量写清按什么算。MOQ 是每个型号、每种颜色，还是整单合计，要写出来。低于 MOQ 也能做的，写清加价方式，比如“500 pcs 起可做，单价 USD [x.xx]”。
- 阶梯给两到三档。对方写了数量，就按那个数量报一档，再往上给一档，让他看到多订能省多少。档位太多，对方反而不知道该看哪个。
- 可选项单列。换驱动、加 logo、定制彩盒，每项写“每件加 USD [x.xx]”，不要直接混进单价，不然对方没法和别家的标准款比。
- 一次性费用分开写。模具费、开版费、认证测试费单独一行，写清是否在订单达到某个数量后退还。
| 数量 | 单价（FOB Ningbo） | 说明 |
|---|---|---|
| 500–1,999 pcs | USD [x.xx]/pc | 低于标准起订量 |
| 2,000–4,999 pcs | USD [x.xx]/pc | 您询价的数量 |
| 5,000 pcs 以上 | USD [x.xx]/pc | 可按整柜安排 |
以上是格式示例，数字用方括号占位。
贸易术语：术语、地点、版本三样都写
只写“FOB price”，对方不知道是哪个港口；只写“CIF”，不知道运到哪里。标准写法是术语加指定地点再加版本：
- FOB Ningbo, Incoterms 2020。FOB 后面写的是装运港。
- CIF Gdansk, Incoterms 2020。CIF 后面写的是目的港。卖方付运费和保险，但货物风险在装运港装上船时就转给买方了，这点不少业务员会说错。
- EXW [工厂地址]。地点写到城市或具体地址，别只写“EXW China”。
几个容易漏的地方：
- CIF 的保险写清楚。按 Incoterms 2020，CIF 卖方只需投最低一档的保险（协会货物条款 C 款），保额至少是合同价的 110%。对方要更全的险种，要另外报价。
- 写明不含什么。CIF 价通常不含目的港的码头费、清关费、进口关税和增值税。写一句“Destination port charges, import duties and taxes are for the buyer's account”，省得到港后扯皮。
- 集装箱货可以考虑 FCA。货在堆场交给承运人、而不是你亲自装上船时，国际商会更推荐用 FCA 加地点。对方指定要 FOB 也没关系，按对方的来。
- 对方没说术语，就报两种。一个 FOB 你的港口，一个 CIF 对方的港口，对方能直接看到运费差多少。海运费报价要写清是哪天的运价、有效到哪天。
交期从哪天算，包装写到什么程度
“交期 30 天”有至少三种理解：从下单算还是从收到定金算，是生产完还是装船，是自然日还是工作日。写成下面这样就没有歧义：
“Lead time: [30] days after receipt of deposit and approval of the pre-production sample, ready for shipment from Ningbo.”
- 起算日写“收到定金和确认样品，以晚的为准”。对方定金拖一周，交期也顺延，这是写在报价里的。
- 终点写“可装运”或“装船”，不要写成“到货”。FOB 和 CIF 下，海上那几周不归你管。
- 赶上春节、国庆这类长假，提前在报价里注明，别等对方下了单才说。
包装写到对方能自己算运费的程度：每箱装多少件、外箱尺寸、毛重和净重、每箱体积，以及一个 20GP 或 40HQ 大约装多少件。对方报 FOB 要自己找货代，这几项是他询运价必须用的。
付款方式写到不能有第二种理解
“T/T 30/70”很常见，但尾款什么时候付没写。见提单副本付，还是出货前付，对你的风险完全不同。写全：
- “30% deposit by T/T on PI confirmation, 70% balance by T/T before shipment.”出货前收齐尾款，你的风险最小。
- “30% deposit by T/T, 70% balance by T/T against copy of B/L.”见提单副本付尾款，对方更容易接受，但正本提单要等收到钱再放。
- 信用证写清类型：“Irrevocable L/C at sight”，以及最晚开证日期。
再补两句：银行手续费谁出（常见写法是各付各方银行的费用）；用什么币种付款。银行账户信息不要放在报价邮件里，等形式发票再给，并提醒对方：账户信息有任何变化，一定要先打电话核实。改账户的诈骗邮件在外贸里很常见。
有效期：写具体日期，并说明为什么
“Valid for 30 days”从哪天算，对方三周后回来时往往说不清。直接写日期：“This quotation is valid until 12 December 2026.”
你按美元报价，成本是人民币。人民币汇率一动，利润就跟着变；铜、铝、塑料粒子这类原材料也一样。有效期定多长，取决于你愿意扛多久的波动：波动大的时候，宁可把有效期写短一点，到期再重新确认。
可以加一句说明价格依据，让对方理解为什么有期限：
“Prices are based on the current [copper] price and USD/CNY exchange rate. If either moves by more than [x]% before order confirmation, we will confirm the price with you again.”
同时写清价格什么时候锁定：一般是“收到定金后价格不再调整”。这样对方知道早下单的好处，你也不会在生产中途被迫改价。
样品费和退还条件
样品条款写四件事：样品费多少；快递费谁出（对方给快递到付账号，或者你预估后一起收）；做样多少天；什么条件下退还。退还条件要具体：“下单数量达到 [1,000] pcs，样品费在首单货款中扣除”，比“下单后可退”清楚得多。定制样品和现货样品分开写，定制样品通常不退。
示例报价邮件
以下是示例，接着上一篇的虚构情况：波兰买家回复了，要可调光（DALI）驱动、CIF Gdansk、用于一个项目。公司和产品都是虚构的，方括号里换成你自己的信息，价格和天数不要照抄。
Subject: Quotation Q2611-018: LED panel 600x600, DALI, 2,000 pcs, CIF Gdansk
Hi [Name],
Thank you for confirming the details. Our quotation is below, and the full version (PDF and Excel) is attached.
Item: LED panel light 600x600, 40W, DALI dimmable driver, CE
- 2,000 pcs: USD [x.xx]/pc CIF Gdansk, Incoterms 2020
- 5,000 pcs: USD [x.xx]/pc CIF Gdansk, Incoterms 2020
- For reference, FOB Ningbo: USD [x.xx]/pc for 2,000 pcs
Lead time: [30] days after deposit and sample approval, ready for shipment.
Payment: 30% deposit by T/T on PI confirmation, 70% balance by T/T before shipment.
Packing: [4] pcs/carton, [xx] cartons in total, details in the attachment.
Valid until: 12 December 2026. Ocean freight is based on rates as of [date].
Not included: destination port charges, import duties and taxes.
One difference from your request: you mentioned a 3-year warranty. Our standard is [2] years; 3 years adds USD [x.xx]/pc, shown as an option in the Excel.
Sample: USD [xx] for one piece, refunded on orders of 1,000 pcs or more. It can ship within [5] days.
If the prices work for your project, please confirm the quantity and warranty option, and I will send the PI within one working day.
Best regards,
[Your name]
[Company] | [Phone / WhatsApp] | [Website]
这封示例做对了几件事：
- 标题里有报价编号、型号、数量和术语，对方在一堆报价里一搜就能找到。
- 每个价格都带了币种、单位、数量、术语和地点，可以直接填进比价表。
- 和对方要求不一样的那一项（质保）主动写出来，并给了价格，不让对方自己发现。
- 有效期是具体日期，运费写了依据，不含的费用写了。
- 最后只有一个下一步，对方回一行字就能推进到形式发票。
常见错误
- 正文一个数字都没有，价格全在附件里。
- 只写“FOB”不写港口，只写“CIF”不写目的港。
- 交期不写从哪天算，到时候双方各说各的。
- “T/T 30/70”不写尾款什么时候付。
- 有效期写“30 天”，没有起算日；或者干脆没写。
- 把选配的价格混进单价，对方拿去和别家的标准款比，显得你贵。
- 正文和报价单的数字对不上，或者改了正文忘了改附件。
- 沿用上一位客户的报价单，客户名、币种或港口没改。
- 报价发出去就结束，没有下一步，也没定什么时候跟进。
发出去之后
报价发出后，记下报价编号、给的价格和条件、有效期到哪天，以及下次跟进的日期。阿里国际站的 RFQ 报价也一样记，别只留在平台里。对方几天没回，或者有效期快到了，就是跟进的时机，写法见客户不回怎么跟进。
RelaySolo 做的就是这一段。询盘到报价按你自己的价格表起草报价，每个数字标出处，你确认了才发；价格表、证书和包装资料放进我的资料，起草时从里面取；翻译收件箱让你写中文、发客户的语言，发出前核对译文里的数字、型号、价格和原文是否一致，不一致就不发；客户档案和跟进记下每个客户报过什么价，几天没回提醒你。它是 Windows 和 Mac 电脑版，全部功能见功能总览。